Use Case · KI-System

Erfolgspilot

Vom Tool-Chaos zum eigenen Betriebssystem: Ein Custom-CRM, das acht Tools ersetzt: von Bitrix24, Monday, Zapier, Trello und 4 weiteren Tools.

8 → 1Tools ersetzt
6.000+Kontakte migriert
100 %Datenhoheit

Die Ausgangslage

Erfolgskonzept, ein AZAV-zertifizierter Bildungsträger aus Deutschland unter der Leitung von Geschäftsführer Nicolai Moll, spezialisiert auf Existenzgründungs- und Karrierecoachings im Rahmen von AVGS-Gutscheinen, arbeitete mit acht parallel genutzten Tools und Plattformen. Jedes Tool kannte nur einen Ausschnitt der Wahrheit, keines sprach wirklich mit den anderen.

Bitrix24 CRM & Lead-Management
Trello Beraterboard
Monday Kennzahlen-Pflege
Flixcheck Formulare & Unterschriften
AZAV-Pilot Sitzungen & Nachweise
Make & Zapier Automatisierungs-Zwischentools
ClickUp Prozess-Dokumentation
Slack / WhatsApp Team-Kommunikation
Telefonie-Software* Anrufe aus der Kundenakte

* Zusätzlich zu den acht Kern-Tools lief eine separate Telefonie-Software. Auch sie ist ersetzt: Klick-to-Call direkt aus der Kundenkarte, ohne Zusatzprogramm.

Die Folgen: Medienbrüche zwischen den Systemen, doppelte Datenpflege an jedem Kontakt, Lizenzkosten pro Nutzer in mehreren Tools gleichzeitig, Kennzahlen, die von Hand in Tabellen gepflegt wurden. Dazu keine Datenhoheit über die eigenen Mandantendaten.

Heute läuft alles in einem System, inklusive der Zeiterfassung: Stempeluhr, Pausen, Zeitkonten und Urlaubsanträge sind im selben System abgebildet, ohne externes Zusatztool.

Die Lösung

Ein System, das alles ersetzt

Lead-Board & Kanban-Pipelines

Kontakte, Karten und Boards in einer Oberfläche. Jede Anfrage wird zur Karte, jede Karte wandert durch klar definierte Phasen, vom Erstkontakt bis zum abgeschlossenen Coaching.

Lead-Eingang

Webseiten-Formular und Facebook/Meta Lead Ads laufen per Webhook direkt ins Board: Neue Leads landen ohne Zwischentool in der Spalte „Neue Leads“. Ersetzt Make & Zapier.

Automatisierungs-Engine

Regeln mit Auslösern, Bedingungen und Aktionen. Phasenwechsel lösen automatisch E-Mails an die zuständigen Berater aus, ohne dass jemand daran denken muss.

Berater-Portal

Eigener Zugang für 120+ externe Coaches: Sammellinks für neue Klienten, vollständige Mailverläufe und alle relevanten Akten, ohne Zugang zum internen System. 200+ Trello-Karten aus dem alten Beraterboard wurden übernommen.

AZAV-Nachweise

Digitale Unterschrift direkt im Browser, Eignungsfeststellung und automatisch erzeugte Verträge: Der Tätigkeitsnachweis entsteht aus den dokumentierten Sitzungen und ist direkt aus der Kundenakte ans Amt einreichbar. Kein Papier, kein Scan, kein Medienbruch.

Ämter-Kommunikation

200+ Ämter (Agentur für Arbeit / Jobcenter) mit 350+ Ansprechpartnern, verschlüsselt per S/MIME. Hat ein Amt kein Zertifikat, stoppt das System den Versand und legt eine Aufgabe an.

Zeiterfassung & Zeitkonten

Stempeluhr, Pausen, Zeitkonten und Urlaubsanträge im selben System, mit automatisch geführten Zeitkonten pro Mitarbeiter.

Teamkalender

Kalender-Abo per ICS, Wiederholungstermine und sauberer Datenschutz: Privattermine erscheinen für Kollegen nur als blockiert, ohne Details.

Team-Chat & Push

Interner Chat direkt im System, inklusive Push-Benachrichtigungen aufs Handy. Ersetzt Slack und WhatsApp für dienstliche Absprachen.

Telefonie

Anbindung an die Telefonanlage: Klick-to-Call direkt aus der Kundenkarte. Ein Klick genügt, das Gespräch startet sofort.

Kennzahlen-Dashboard

Umsatz, Unterrichtseinheiten und Rohertrag werden automatisch aus den Karten gerechnet, statt wie bisher von Hand in Monday gepflegt zu werden.

DSGVO-Modul

Auskunft nach Art. 15, Löschung nach Art. 17, Anonymisierung und strikte Mandantentrennung, als Funktion eingebaut, nicht als Word-Dokument daneben.

Der Unterschied

Vorher / Nachher

Vorher

9 Tools, 9 Logins
Kennzahlen von Hand in Tabellen gepflegt
Behörden-Mails unverschlüsselt oder gar nicht verschickt
Backup ist eine Hoffnung
Lizenzkosten pro Nutzer in jedem Tool

Nachher

1 System, 1 Login
Kennzahlen entstehen automatisch aus der Arbeit
Versand nur verschlüsselt, sonst Aufgabe statt Mail
Tägliche Backups mit Wiederherstellungsprobe
0 € Lizenzkosten pro Nutzer

Die Migration

6.000+ Kontakte und 5.000+ Karten wurden aus Bitrix24 übernommen, dazu 9.000+ Kommentare, 4.500+ E-Mails und 900+ Dateien. 85+ Bitrix-Pipeline-Phasen wurden sauber den neuen Phasen zugeordnet. Nicht blind importiert, sondern verifiziert: ein Trockenlauf gegen den echten Bestand, Dopplerkennung und ein vollständiger Bericht, bevor eine einzige Zeile geschrieben wurde.

Erst als Quelle und Ziel deckungsgleich waren, lief die echte Migration. Duplikate wurden dabei nicht blind zusammengeführt: Jeder Doppelverdacht bleibt sichtbar und wird vom Team entschieden. Zwei Geschwister mit derselben Festnetznummer sind keine Dublette. Ergebnis: kein verlorener Kontakt, keine falsche Zusammenführung, kein Stillstand im Tagesgeschäft.

So lief das Projekt

Wunschliste statt Pitch

Geschäftsführer Nicolai Moll beschreibt, was er braucht. Keine Standardsoftware passt.
Aufbau

Das System entsteht um die echten Abläufe herum, nicht umgekehrt.
Migration am Wochenende

Trockenlauf gegen den echten Bestand, Sicherung, scharfer Lauf, Gegenprobe. Erst geschrieben, als die Prüfung bestanden war.
Go-Live am Montag

Das Team arbeitet ab 8 Uhr im neuen System, die alten Tools bleiben zu.
Erster Tag

Die automatischen Mails laufen, Behörden-Mails nur verschlüsselt.
Heute

Täglicher Betrieb, nächtliche Selbstprüfung, wöchentliche Berichte.

Die Zahlen

8 → 1 Tools → 1 System

6.000+ Kontakte migriert

5.000+ Karten übernommen

120+ Berater im Portal

150+ Automatisierte Prüfskripte

70+ Amtszertifikate für verschlüsselte Behörden-Mails

85+ Pipeline-Phasen sauber zugeordnet

0 € Lizenzkosten pro Nutzer

Qualität & Betrieb

Gebaut nach den Standards professioneller Softwareentwicklung. Der Unterschied: Die Belege sind automatisiert und laufen jede Nacht.

Jede Änderung wird belegt: automatisierte Tests und Gegenproben, bevor etwas live geht.
Nächtliche autonome Prüfläufe: das System testet sich selbst und liefert jeden Morgen einen Report.
Tägliche Backups inkl. Wiederherstellungsprobe: Restore in Sekunden, nicht in Stunden, regelmäßig tatsächlich getestet.
Sicherheits-Audits: Rate-Limits, CSRF-Schutz und bcrypt-gehashte Passwörter sind Standard, nicht Zusatz.

Technik & Betrieb

Eigenes System auf eigenem Server: Hosting in Deutschland, kein Umzug der Daten in fremde Clouds.
Keine SaaS-Abhängigkeit: keine Lizenzkosten pro Nutzer, keine Preiserhöhungen von Anbietern.
Volle Datenhoheit: alle Daten bleiben im Unternehmen.
Tägliche automatische Backups inklusive Wiederherstellungsprobe.
Verschlüsselte Verbindungen, gehärteter Betrieb, Zugriff nur mit Anmeldung.

Technik: Node.js, SQLite, Docker

Ergebnis

Aus acht Tools und Plattformen wurde ein einziges System, das Erfolgskonzept gehört. Keine Lizenzkosten pro Nutzer, keine Medienbrüche, keine Daten bei Drittanbietern. Und ein Team, das wieder mit seinen Daten arbeitet statt für sie.

11.000+ Datensätze umgezogen: Kontakte, Karten, Kommentare, Mails und Dateien, ohne Datenverlust.
8 Tools abgeschaltet, 0 € Lizenzkosten pro Nutzer.
Kennzahlen entstehen automatisch aus der Arbeit, keine Handpflege mehr.
Behörden-Mails gehen nur noch verschlüsselt raus.
Das ganze Team arbeitet in einem System statt in acht Logins.
Jede Nacht prüft sich das System selbst und liefert morgens den Befund.

Entwickelt von Falko Treptau: KI-Systeme und Automatisierung für Unternehmen, die ihre Prozesse zurückhaben wollen.

Für wen ist das gemacht

Bildungsträger & Coaches

AVGS, AZAV, Behörden-Kommunikation, Nachweise. Gebaut aus genau dieser Praxis.

Agenturen & Beratungen

Viele Kunden, viele externe Partner, ein Portal für alle.

Mittelstand mit Tool-Chaos

Fünf oder mehr Tools, die nicht miteinander reden? Genau dafür.

Du willst so ein KI-System für dein Unternehmen?

Ob Bildungsträger, Agentur oder Mittelstand: Wenn deine Prozesse in zu vielen Tools zerrissen sind, bauen wir das KI-System, das sie ersetzt.

Mehr über mich → falkotreptau.com